ERP 5편 — 견적서·거래명세서, 모바일에서 도장까지

(입력 폼 — 모바일 기준)

(→ 만들어진 견적서. 공급자 정보·도장·합계가 자동으로 들어가 있음. 회사 정보는 가렸습니다)

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4편 까지가 "내부에서 데이터를 다루는" 화면이었다면, 5편은 거래처에게 직접 보내는 문서 — 견적서와 거래명세서. 의외로 이 부분이 가장 큰 변화였어요.

옛날엔 견적 한 장 만드는 데 사무실에 가야 했어요

카페24 그누보드 시절엔 견적서가 아예 없었습니다. 그래서 어떻게 만들었냐면:

• 사무실 들어가서 PC 켜고 엑셀 열기
• 양식 파일 열고 거래처·항목·금액 직접 채우기
• "거래명세서도 따로 만들어주세요" 하면 또 다른 양식 다시 채우기
• 출력하거나 PDF로 변환해서 카톡으로 전송
• 도장은 출력본에 직접 찍거나, 이미지로 캡쳐해서 위에 얹기

현장에서 즉석으로 "견적 좀 뽑아주세요" 하면 "사무실 들어가서 보내드릴게요" 라고 답했어요. 그러는 사이 신뢰는 살짝 줄어들고, 견적이 늦어지면 일감도 놓치고.

새 ERP에서는 현장에서 휴대폰으로 5분 안에 견적서·거래명세서 둘 다 만들고 보낼 수 있게 됐습니다.

1. 한 데이터로 두 가지 형태 — 견적서 ⇄ 거래명세서

가장 큰 변화는 이겁니다. 견적서랑 거래명세서가 같은 데이터의 다른 얼굴이에요.

• 일 시작 전: 같은 데이터로 견적서 출력 (작업 예정일·예상 금액)
• 일 끝난 뒤: 같은 데이터로 거래명세서 출력 (실제 작업일·세액 명시)

한 번 만들면 끝. 토글 한 번이면 형태가 바뀝니다. 양식 두 개를 따로 안 채워도 돼요.

2. 거래처는 한 번 적으면 다음부터 자동

공급받는자(거래처) 칸을 처음 적으면 자동으로 거래처 마스터에 저장됩니다.

다음번에 같은 거래처 견적 만들 때는 상호 칸의 드롭다운에서 클릭만 하면 상호·대표·사업자번호·연락처·주소가 다 자동으로 채워져요.

거래처 한 번 정리해두면 다음 견적은 "거래처 클릭 → 항목 추가" 두 단계로 끝납니다.

3. 작업일보 항목을 그대로 끌어옴

항목 영역 우측에 "📋 작업일보에서" 버튼이 있어요.

거래명세서 만들 때 가장 자주 쓰는 기능입니다.

• 버튼 누르면 그 거래처의 미수 작업일보가 떠오름
• 가져올 작업 선택 → 자동으로 항목으로 들어감 (작업일·내용·금액 다 같이)
• 한 줄씩 손으로 다시 옮겨 적을 일이 없어졌어요

월말에 5건짜리 거래명세서를 5분 안에 만듭니다.

4. 부가세 자동 계산

체크박스 하나로 두 가지 모드 전환:

• 체크 안 함: 공급가액 입력 → 부가세 10% 자동 별도 계산 → 합계 자동
• 체크 함: 입력 금액에 부가세 이미 포함 → 별도 계산 없음

견적서 합계가 잘못 나오는 일이 거의 없어졌어요. 옛날 엑셀에서는 셀 수식이 가끔 깨져서 합계 틀린 견적서를 보낸 적도 있었거든요.

5. 도장 자동

회사정보에 한 번 도장 이미지를 업로드해두면, 모든 견적서·거래명세서에 자동으로 들어갑니다.

옛날엔 출력 후에 직접 찍거나, 이미지 편집기로 도장 이미지를 얹어야 했어요. 이제는 만들어진 견적서가 이미 도장까지 찍힌 완성본입니다.

6. 이미지로 저장 → 카톡으로 전송

견적서·거래명세서 화면에서 🖼 이미지 버튼 누르면 PNG 파일로 저장돼요.

그걸 카톡으로 보내면 끝. 거래처도 받자마자 미리보기로 바로 확인 가능. PDF 변환 같은 추가 단계가 없습니다.

7. 모바일에서 다 됩니다

화면이 폰에 맞게 들어가 있어서 현장에서 즉석으로 만들 수 있어요.

• 작업 끝나고 차에서 휴대폰으로 거래명세서 생성
• 도장 자동, 합계 자동
• 이미지 저장 → 카톡 → 거래처에 즉시 전달

견적이 늦어서 일감 놓치는 일이 줄었습니다.

옛날과 비교하면

항목	그누보드(없음)	새 ERP
견적서 만들기	사무실 엑셀	휴대폰으로 즉석
거래명세서	별도 양식 다시	견적서랑 토글 한 번
거래처 정보	매번 다시 입력	한 번 저장 → 자동 채움
합계 계산	수식 수동	자동
도장	출력 후 직접	자동 삽입
전송	PDF 변환 → 메일/카톡	이미지로 바로 카톡

요점은 "사무실에서만 되던 일을 현장에서" 가 된 것. 임대업처럼 현장이 많은 일에서는 이 차이가 큽니다.

다음 편

6편 — 보이지 않는 든든함: PWA·자동 백업·멀티유저 로 이어집니다. 화면에는 안 보이지만 매일 안정적으로 돌게 만들어주는 부분들이에요.